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Qualitätssicherungssystem

 

PPC Organisationsberatung – Projekt- & Prozess-Consulting

 

1. Unternehmensdarstellung

PPC Organisationsberatung ist eine Unternehmensberatung für Selbstständige, kleine Unternehmen und KMU. Der Schwerpunkt liegt auf Projekt- und Prozessberatung, Organisationsstruktur, Rollenklärung, Kunden- und Vertriebsprozessen, Arbeitsorganisation, Qualitätssicherung und Umsetzungsvorbereitung.

Inhaber: Wilkin Borrmann
Sitz: [Ort]
Unternehmensform: Einzelunternehmen
Zielgebiet: Deutschland, insbesondere remote sowie nach Vereinbarung regional vor Ort
Zielgruppen: Selbstständige, kleine Unternehmen, KMU, Handwerksbetriebe, technische Dienstleister, kleine Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen

2. Leitbild und Beratungsgrundsätze

PPC Organisationsberatung unterstützt kleine Unternehmen dabei, Reibungsverluste zu reduzieren, Verantwortlichkeiten zu klären, Kundenprozesse zu verbessern und die betriebliche Leistungsfähigkeit zu stärken.

Die Beratung folgt folgenden Grundsätzen:

  • Ehrlichkeit

  • Vertraulichkeit

  • Seriosität

  • Neutralität

  • nachvollziehbare Preisbildung

  • ordnungsgemäße Geschäftsführung

  • individuelle und unternehmensbezogene Beratung

  • klare Abgrenzung zu Rechts-, Steuer-, Therapie-, Heil-, Energie- und technischer Fachberatung

  • dokumentierte Beratungsergebnisse

  • kontinuierliche Verbesserung der eigenen Beratungsprozesse

3. Fachliche Kompetenz

Die Beratungskompetenz liegt insbesondere in den Bereichen:

  • Organisations- und Prozessstruktur

  • Kunden- und Vertriebsprozesse

  • Projektstrukturierung

  • Rollenklärung und Inhaberentlastung

  • Gesprächs- und Angebotslogik

  • Qualitätssicherung

  • Maßnahmenplanung und Umsetzungsvorbereitung

  • strukturierte Dokumentation und Beratungsberichte

Die eigene fachliche Weiterentwicklung erfolgt durch Fachliteratur, Online-Fortbildungen, Fachinformationen, Austausch mit Unternehmern, Auswertung von Beratungsprojekten und Beobachtung relevanter rechtlicher, wirtschaftlicher und technologischer Entwicklungen.

4. Weiterbildung und Aktualisierung

PPC Organisationsberatung überprüft regelmäßig die fachlichen Grundlagen der Beratung. Dazu gehören insbesondere:

  • Änderungen in BAFA-Vorgaben und Förderrichtlinien

  • Entwicklungen in Unternehmensorganisation und Prozessberatung

  • digitale Werkzeuge für Dokumentation, CRM, Wissensmanagement und Arbeitsorganisation

  • Anforderungen kleiner Unternehmen und Selbstständiger

  • Rückmeldungen aus durchgeführten Beratungen

Nachweise über wesentliche Weiterbildungen, Fachveranstaltungen oder relevante Qualifizierungen werden intern dokumentiert.

5. Personelle und sachliche Ressourcen

Die Beratung wird durch den Inhaber durchgeführt. Die zeitlichen Kapazitäten werden je Auftrag geprüft, damit Beratungen realistisch, zuverlässig und mit ausreichender Bearbeitungszeit erbracht werden können.

Zur Ausstattung gehören digitale Kommunikationsmittel, Videokonferenzsysteme, Dokumentationswerkzeuge, Vorlagen, Checklisten, Office-Software, KI-gestützte Strukturierungswerkzeuge sowie geeignete Systeme zur Datensicherung und Arbeitsorganisation.

Bei Bedarf können externe Fachstellen, zum Beispiel Steuerberatung, Rechtsberatung, Energieeffizienz-Experten oder technische Fachplaner, empfohlen oder einbezogen werden. Die Verantwortung für deren Beauftragung liegt beim Kunden, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

6. Beratungsablauf

Jede Beratung folgt einem strukturierten Ablauf:

6.1 Erstklärung

Im ersten Schritt werden Anliegen, Unternehmenssituation, Zielgruppe, Problemstellung, Förderbezug und mögliche Ausschlussgründe geprüft.

6.2 Auftragsklärung

Vor Beginn der Beratung werden Ziel, Umfang, Zeitraum, Honorar, Mitwirkungspflichten, Ergebnisform und Abgrenzungen schriftlich festgelegt.

6.3 Analyse

Es erfolgt eine strukturierte Erhebung der Ausgangslage. Dazu gehören je nach Auftrag:

  • Organisationsstruktur

  • Rollen und Zuständigkeiten

  • Kunden- und Angebotsprozess

  • Projekt- und Prozessabläufe

  • interne Kommunikation

  • Arbeitsorganisation

  • Engpässe und Reibungsverluste

  • vorhandene Dokumentation und Standards

6.4 Konzept und Empfehlungen

Auf Grundlage der Analyse werden konkrete Empfehlungen entwickelt. Diese sollen nachvollziehbar, unternehmensbezogen und praktisch umsetzbar sein.

6.5 Maßnahmenplan

Die Empfehlungen werden in einen Maßnahmenplan übersetzt. Dieser enthält Prioritäten, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und Zeitfenster.

6.6 Abschluss und Dokumentation

Die Ergebnisse werden mit dem Kunden besprochen und in einem Beratungsbericht oder einer geeigneten Abschlussdokumentation festgehalten.

7. Kundenkommunikation

Die Kommunikation mit dem Kunden erfolgt transparent, verbindlich und dokumentiert. Der Kunde erhält vor Beauftragung Informationen zu:

  • Ziel und Inhalt der Beratung

  • Umfang der Leistung

  • Honorar

  • Förderhinweisen, soweit relevant

  • Mitwirkungspflichten

  • Nicht-Leistungen

  • Ergebnisdokumentation

Während der Beratung werden Zwischenergebnisse abgestimmt. Nach Abschluss erfolgt eine Ergebnisbesprechung.

8. Qualitätsziele

Die Qualitätsziele von PPC Organisationsberatung sind:

  • klare und verständliche Auftragsklärung

  • individuelle Analyse statt Standardberatung

  • nachvollziehbare Empfehlungen

  • realistische Maßnahmenpläne

  • klare Abgrenzung zu nicht geschuldeten Leistungen

  • vollständige Dokumentation

  • hohe Vertraulichkeit

  • pünktliche Leistungserbringung

  • kontinuierliche Verbesserung der Beratungsprozesse

9. Qualitätskontrolle

Nach jeder Beratung erfolgt eine interne Prüfung:

  • Wurde das Beratungsziel erreicht?

  • Wurde der vereinbarte Leistungsumfang eingehalten?

  • Sind Analyse, Empfehlungen und Maßnahmen nachvollziehbar?

  • Wurden Abgrenzungen beachtet?

  • Gab es Verzögerungen oder Probleme?

  • Welche Rückmeldung gab der Kunde?

  • Welche Vorlagen, Prozesse oder Formulierungen müssen verbessert werden?

Kundenfeedback wird ausgewertet und für die Weiterentwicklung der Beratungsleistung genutzt.

10. Beschwerdemanagement

Kunden können Beschwerden oder Beanstandungen jederzeit schriftlich mitteilen.

Jede Beschwerde wird geprüft, dokumentiert und beantwortet. Bei berechtigten Beanstandungen werden geeignete Korrekturmaßnahmen festgelegt. Wiederkehrende Probleme werden in den Beratungsprozess eingearbeitet, um Fehler künftig zu vermeiden.

11. Kontinuierliche Verbesserung

PPC Organisationsberatung überprüft mindestens einmal jährlich das eigene Qualitätssicherungssystem. Dabei werden Beratungsfeedback, Beschwerden, Änderungen der rechtlichen oder fachlichen Rahmenbedingungen, eigene Erfahrungen und neue Anforderungen der Zielgruppen berücksichtigt.

Das Qualitätssicherungssystem wird bei Bedarf angepasst. Eine Aktualisierung erfolgt spätestens alle zwei Jahre oder bei wesentlichen Änderungen des Beratungsangebots.

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